Nowy moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej. Część 1

22 sierpnia 2016 — 3 komentarzy

Jednostki naukowe do końca sierpnia muszą wywiązać się z obowiązku przekazania danych o publikacjach naukowych oraz innych osiągnięciach naukowych do Systemu Informacji o Nauce (POL-on). Muszą zdać sprawozdanie zawierające dane o publikacjach, których autorzy wskazują jednostkę w afiliacji. Sprawozdanie jest w istocie bazą danych z rekordami publikacji. To w większości publikacje pracowników, ale mogą być wśród nich również publikacje osób niezatrudnionych w jednostce, np. doktorantów.

Kompletowanie i składanie sprawozdań w minionym okresie sprawozdawczym było koordynowane przez Index Copernicus International (ICI) – poprzedniego operatora Polskiej Bibliografii Naukowej, będącej częścią Systemu Informacji o Nauce. Sposób przesyłania danych był przedmiotem krytyki wielu osób zaangażowanych w proces po stronie jednostek naukowych. Komentowano m.in. działanie Modułu sprawozdawczego Polskiej Bibliografii Naukowej, specjalnego narzędzia służącego do składania i przeglądania sprawozdań. Krytykowano przyjęte (przez operatora) rozwiązania w zakresie nadawania uprawnień pracownikom jednostek, zatwierdzania rekordów, zamykania sprawozdań czy prezentacji danych o publikacjach osobom zainteresowanym (pliki PDF).

W 2016 r. nowym operatorem został Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI) – Państwowy Instytut Badawczy. Nowy operator udostępnił kolejne narzędzie służące do sprawozdania publikacji, tj. Nowy moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej. Umożliwił jednakże jednostkom podjęcie decyzji, z którego narzędzia (starego czy nowego) chcą skorzystać w 2016 r. W przyszłości ma być dostępne wyłącznie jedno narzędzie – jeden moduł sprawozdawczy.

Zmiana operatora daje nadzieję, że sprawozdawanie danych o publikacjach będzie prostsze, a narzędzia będą bardziej przyjazne użytkownikom. Jak jednostki naukowe ocenią sposób działania nowego operatora pokaże czas. Wiele jednostek z pewnością zdecyduje się wykorzystać moduł sprawozdawczy przygotowany przez poprzedniego operatora (uzupełniony o nowe funkcjonalności przez OPI). Jednakże wśród jednostek znajdą się również takie, które zdecydują się na użycie nowego modułu sprawozdawczego. Do nich kieruję ten i kolejny wpis o sposobie składania sprawozdań w nowym module.

Słowniczek

Nazwy używane przez operatorów mogą być trochę mylące. Dla porządku w moim wpisie zastosuję następujące nazwy:

  • Moduł repozytoryjny = Moduł repozytoryjny Polskiej Bibliografii Naukowej, baza stworzona przez pierwszego operatora Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego (ICM).
  • Stary moduł sprawozdawczy = Moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej, narzędzie sprawozdawcze stworzone przez ICI.
  • Nowy moduł sprawozdawczy = Nowy moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej, narzędzie sprawozdawcze stworzone przez OPI.
  • Baza PBN-S – baza w Nowym module sprawozdawczym, zawiera rekordy złożonych w sprawozdaniu publikacji. Umieszczenie danych publikacji jednostki naukowej w Bazie PBN-S, w ustawowym terminie jest równoznaczne ze złożeniem sprawozdania. Baza PBN-S nie jest zamykana (przynajmniej do momentu oceny parametrycznej), a umieszczone w niej rekordy mogą być modyfikowane (np. mogą być uzupełnione o informacje na temat zaindeksowania w bazie Web of Science Core Collection).

Obecny operator używa w nowym module sprawozdawczym oznaczeń dla źródeł rekordów publikacji:

  • PBN-R – rekordy publikacji z Modułu repozytoryjnego.
  • PBN-S – rekordy publikacji z bazy PBN-S.
  • PBN-AR – rekordy publikacji, które zostały sprawozdane za pomocą starego modułu sprawozdawczego.
  • PBN-RS – rekordy publikacji, które zostały sprawozdane za pomocą nowego modułu sprawozdawczego. Przeniesione z modułu repozytoryjnego, którego zawartość wyświetlana jest w nowym module sprawozdawczym, do bazy PBN-S.

Nowy moduł sprawozdawczy. Trzy metody pracy

Dane publikacji można wprowadzić do nowego modułu sprawozdawczego trzema metodami:

  1. Przejąć dane z modułu repozytoryjnego bez konieczności eksportu-importu pliku XML z danymi publikacji.
  2. Zaimportować plik XML z danymi publikacji.
  3. Dodać dane publikacji ręcznie za pośrednictwem formularza on-line.

Każda z metod ma zalety i wady: (1) pierwsza metoda jest rekomendowana jednostkom naukowym, które wprowadzają dane do Modułu repozytoryjnego, dot. to w szczególności mniejszych jednostek, które nie posiadają lokalnych systemów do gromadzenia danych o publikacjach, (2) druga metoda jest odpowiednia dla jednostek posiadających lokalne systemy, (3) trzecia metoda natomiast jest rekomendowana jednostkom, które chcą wprowadzić dane bezpośrednio do sprawozdania.

Wpis zawiera instrukcję postępowania dla jednostek naukowych wybierających pierwszą metodę.

Przekazywanie danych z modułu repozytoryjnego do nowego modułu sprawozdawczego – instrukcja

Jednostki naukowe mogły od wykorzystywać dane z modułu repozytoryjnego również w poprzednich sprawozdaniach. Odbywało się to w sposób następujący. Osoba z odpowiednimi uprawnieniami musiała poprawić dane w module repozytoryjnym, a następnie wyeksportować plik XML. Następnie plik ten był importowany do modułu sprawozdawczego.

Obecne rozwiązanie nie wymaga pracy w dwóch systemach. Dane z modułu repozytoryjnego mogą być poprawiene z poziomu nowego modułu sprawozdawczego i przekazywane do sprawozdania za pomocą jednego przycisku. Poniżej zamieszczam opis kolejnych kroków postępowania.

KROK 1

Krok 1. Otwórz stronę internetową Nowego modułu sprawozdawczego i zaloguj się: https://pbn-ms.opi.org.pl/

PBN 01

Krok 2

Wybierz kontekst, czyli jednostkę naukową, której dane będziesz przetwarzać. Z górnego menu Wybierz kontekst a następnie kliknij nazwę wybranej jednostki naukowej.

PBN 02

 

PBN 03

Krok 3

Z lewego menu wybierz Moduł sprawozdawczy, aby przejść do szczegółowych opcji.

PBN 04

 

Krok 4

Z menu modułu sprawozdawczego wybierz Przegląd / Repozytoryjny.

PBN 06

Krok 5

Wybierz zakres lat. Rekomenduję wybrać zakres lat, z których osiągnięcia naukowe objęte będą oceną w 2017 r. (czyli 2013-2016). Pozwoli to przenieść wszystkie nowo dodane publikacje do sprawozdania.

PBN 07

Krok 6

Zostanie wyświetlona lista publikacji z wybranych lat umieszczonych w module repozytoryjnym, które zostały włączone lub jeszcze nie zostały włączone do sprawozdania jednostki naukowej.

Przykład pierwszy pokazuje rekord publikacji pochodzącej z modułu repozytoryjnego (oznaczenie: PBN-R), która nie została włączona do sprawozdania jednostki naukowej (aktywny przycisk DO).

PBN 08

Przykład drugi pokazuje rekord publikacji pochodzącej z modułu repozytoryjnego (oznaczenie: PBN-R), która została włączona do sprawozdania jednostki naukowej (nieaktywny przycisk DO), wygenerowanego w starym module sprawozdawczym.

PBN 09

Krok 7

Przenoszenie nowych publikacji (jeszcze nie sprawozdanych) z modułu repozytoryjnego do sprawozdania (Bazy PBN-S), polega na pracy z rekordami, które są oznaczone w takich sposób, jak pokazałam w przykładzie 1 (zob. Krok 6).

Z listy publikacji wybierz rekord oznaczony PBN-R. Przed przeniesieniem rekordu do nowego modułu sprawozdawczego musisz uzupełnić go o brakujące dane. W tym celu kliknij przycisk Edytuj, który znajduje się przy etykiecie Akcje.

PBN 10

Krok 8

Pola rekordu wyświetlane są na odrębnych stronach. Uzupełnij dane na poszczególnych stronach (przechodząc pomiędzy stronami za pomocą przycisku Przejdź dalej). Po uzupełnieniu/poprawieniu rekordu kliknij Zapisz.

Uwaga 1: Jeżeli dane wpisane do modułu repozytoryjnego były poprawne i kompletne, to jedyną czynnością do wykonania przy edycji rekordu jest oznaczenie, czy autor był (w roku publikacji) zatrudniony w naszej jednostce naukowej. To uzupełnienie jest konieczne, gdyż informacja o zatrudnieniu nie jest uwzględniona w module repozytoryjnym.

Uwaga 2: Jeżeli publikacja posiada słowa kluczowe, należy sprawdzić, czy są oddzielone przecinkami. W przeglądzie nie widać przecinków, więc prawdopodobnie jest to błąd, który mam nadzieję operator niebawem poprawi.

PBN 11

Krok 9

Po zapisaniu zmian wyświetli się komunikat, że praca została poprawnie zapisana. Kliknij przycisk Powrót, aby wrócić do listy publikacji. Znajdź rekord publikacji, który uzupełniłeś i kliknij przycisk DO, aby przenieść go do sprawozdania, czyli do Bazy PBN-S.

PBN 12

Krok 10

Po kliknięciu przycisku „DO” zostanie wyświetlony komunikat informujący, że przeniesienie rekordu publikacji do sprawozdania jest równoznaczne ze sprawozdaniem tej publikacji. Potwierdź klikając przycisk Przenieś.

Krok 11 (opcjonalnie)

Możesz skontrolować, czy rekord został dodany do sprawozdania, czyli Bazy PBN-S w nowym module sprawozdawczym. W lewym menu wybierz Przegląd/Sprawozdawczy. Wyszukaj publikację. Zauważ, że przeniesiony rekord oznaczony będzie jako PBN-RS.

PBN 13

Złożony w sprawozdaniu, czyli umieszczony w Bazie PBN-S rekord publikacji można edytować bez konieczności przenoszenia w inne miejsce. Wystarczy wybrać opcję Edytuj znajdującą się przy etykiecie Akcje.

Zdjęcie: Keith Bryant, New! (Creative Commons Uznanie autorstwa – Użycie niekomercyjne – Na tych samych warunkach). Flickr.com.

Ewa A. Rozkosz

Wpisy

Edukacja informacyjna jest moją pasją i częścią zawodowej codzienności. Balansuję pomiędzy działalnością bibliograficzną, a rynkiem szkoleń. Podglądam nowinki ICT, szukając dobrych praktyk w zakresie wykorzystania nowych technologii w uczeniu się i nauczaniu.

3 odpowiedzi do Nowy moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej. Część 1

  1. Bibliotekarka 6 lutego 2017 at 16:56

    Mam prośbę o wyjaśnienie kwestii rejestrowania w systemie sprawozdawczym PBN publikacji naukowych w recenzowanych materiałach z konferencji międzynarodowej, uwzględnionych w uznanej bazie publikacji naukowych o zasięgu międzynarodowym (czyli Web of Science)

    Jeśli materiały są wydawane jako Conference Proceedings nie ma problemu, bo są zapewne indeksowane w bazach związanych z Conference Proceedings Citation Index Web of Science™ Core Collection database. Ale co w przypadku, gdy materiał z konferencji publikowany jest jako książka, która jest indeksowana w The Book Citation Index in Web of Science™ Core Collection?

    W jaki sposób to weryfikować, gdyż publikacje w obydwu przypadkach (1. Conference Proceedings; 2. Book Series) pojawiają się w Web of Science™ Core Collection database.

    Jest to bardzo ważne, gdyż chyba tylko w pierwszym przypadku jednostka naukowa powinna otrzymać 15 pkt. Jak to weryfikować?

    Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź

    • Przesłankę do odpowiedzi na to pytanie można znaleźć w FAQ do Ankiety jednostki:

      Jeżeli publikacja jest materiałem konferencyjnym opublikowanym w czasopiśmie, któremu przyznano więcej niż 15 pkt i jest ona odnotowana w bazie Web of Science – czy otrzymuje ona 15 punktów jako materiał konferencyjny czy więcej jako publikacja w czasopiśmie?

      Należy sprawdzić w bazie Web of Science w rekordzie tej publikacji, jak został określony typ dokumentu (Document Type). Jeśli podano zarówno Article jak i Proceedings Paper, możemy publikację sprawozdać jako artykuł, nie określając jej jako materiał konferencyjny i w ten sposób uzyskać większą liczbę punktów. Jeśli typ dokumentu określony jest jedynie jako Proceedings Paper, można go sprawozdać jedynie jako materiał konferencyjny.

      Według mnie, publikacja, aby mogła być uznana musi być oznaczona jako materiał konferencyjny w Document Type, czyli:
      Document Type = PROCEEDINGS PAPER

      Pozdrawiam,
      ER

  2. Bibliotekarka 27 lutego 2017 at 20:21

    Dziękuję za odpowiedź. Bardziej chodziło mi o ryzyko zaliczenia artykułu jako „tylko” rozdziału w monografii. Kwestia typu dokumentu chyba to wyjaśnia

Dodaj komentarz

*

Dostępne są wybrane znaczniki HTML. <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>