Jednostki naukowe do końca sierpnia muszą wywiązać się z obowiązku przekazania danych o publikacjach naukowych oraz innych osiągnięciach naukowych do Systemu Informacji o Nauce (POL-on). Muszą zdać sprawozdanie zawierające dane o publikacjach, których autorzy wskazują jednostkę w afiliacji. Sprawozdanie jest w istocie bazą danych z rekordami publikacji. To w większości publikacje pracowników, ale mogą być wśród nich również publikacje osób niezatrudnionych w jednostce, np. doktorantów.
Kompletowanie i składanie sprawozdań w minionym okresie sprawozdawczym było koordynowane przez Index Copernicus International (ICI) – poprzedniego operatora Polskiej Bibliografii Naukowej, będącej częścią Systemu Informacji o Nauce. Sposób przesyłania danych był przedmiotem krytyki wielu osób zaangażowanych w proces po stronie jednostek naukowych. Komentowano m.in. działanie Modułu sprawozdawczego Polskiej Bibliografii Naukowej, specjalnego narzędzia służącego do składania i przeglądania sprawozdań. Krytykowano przyjęte (przez operatora) rozwiązania w zakresie nadawania uprawnień pracownikom jednostek, zatwierdzania rekordów, zamykania sprawozdań czy prezentacji danych o publikacjach osobom zainteresowanym (pliki PDF).
W 2016 r. nowym operatorem został Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI) – Państwowy Instytut Badawczy. Nowy operator udostępnił kolejne narzędzie służące do sprawozdania publikacji, tj. Nowy moduł sprawozdawczy Polskiej Bibliografii Naukowej. Umożliwił jednakże jednostkom podjęcie decyzji, z którego narzędzia (starego czy nowego) chcą skorzystać w 2016 r. W przyszłości ma być dostępne wyłącznie jedno narzędzie – jeden moduł sprawozdawczy.
Zmiana operatora daje nadzieję, że sprawozdawanie danych o publikacjach będzie prostsze, a narzędzia będą bardziej przyjazne użytkownikom. Jak jednostki naukowe ocenią sposób działania nowego operatora pokaże czas. Wiele jednostek z pewnością zdecyduje się wykorzystać moduł sprawozdawczy przygotowany przez poprzedniego operatora (uzupełniony o nowe funkcjonalności przez OPI). Jednakże wśród jednostek znajdą się również takie, które zdecydują się na użycie nowego modułu sprawozdawczego. Do nich kieruję ten i kolejny wpis o sposobie składania sprawozdań w nowym module.
